供應(yīng)商管理

1.  供應(yīng)商數(shù)據(jù)

挑戰(zhàn)：

不少企業(yè)的供應(yīng)商數(shù)據(jù)仍保存在 ERP、AP  等獨(dú)立存在的系統(tǒng)中，其供應(yīng)商數(shù)據(jù)仍然零散且管理不善。沒有好的數(shù)據(jù)，企業(yè)將缺乏洞察力和可操作性。

 

建立一個(gè)堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)需要兩個(gè)關(guān)鍵東西：協(xié)作和自動(dòng)化。數(shù)據(jù)質(zhì)量是一個(gè)企業(yè)范圍的問題，任何可持續(xù)的解決方案都必須是跨職能的。采購(gòu)部門應(yīng)該與公司中能夠訪問重要數(shù)據(jù)的其他團(tuán)隊(duì)合作，適時(shí)解決問題。

  

當(dāng)采購(gòu)與組織中的其他團(tuán)隊(duì)協(xié)作時(shí)，數(shù)據(jù)量可能很大。尋找數(shù)據(jù)需要時(shí)間，而且隨著數(shù)據(jù)量呈指數(shù)級(jí)增長(zhǎng)（一些研究稱每年增長(zhǎng) 40%），收集數(shù)據(jù)所需的時(shí)間也在增加。數(shù)據(jù)是一種短暫資源，為了跟上時(shí)代，公司需要自動(dòng)化。對(duì)于需要由供應(yīng)商手動(dòng)更新的門戶，信息實(shí)時(shí)不太可能, 堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)需要自動(dòng)化。有了堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，就需要收集、分類和分析來自整個(gè)組織的質(zhì)量數(shù)據(jù)。無論您的組織需要削減成本、提高效率還是快速擴(kuò)大產(chǎn)出，供應(yīng)商支持的敏捷都需要準(zhǔn)確的供應(yīng)商數(shù)據(jù)。

解決方法：

使用類似 8Manage SRM 的實(shí)時(shí)供應(yīng)商管理軟件，全面收集供應(yīng)商數(shù)據(jù)。這類系統(tǒng)既能實(shí)時(shí)將所有供應(yīng)商質(zhì)量數(shù)據(jù)（包括基本信息、資格審核信息、投標(biāo)/報(bào)價(jià)/競(jìng)價(jià)資格預(yù)審、合同/交收/付款、績(jī)效信息）和相關(guān)文檔保存在同一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)中，又能自動(dòng)跟蹤和存儲(chǔ)審核結(jié)果和 KPI 信息（如遲交率及時(shí)長(zhǎng)、拒收率及數(shù)量）。

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2.  商品的質(zhì)量和準(zhǔn)確性

挑戰(zhàn)：

商品的質(zhì)量和準(zhǔn)確性問題是買家經(jīng)常抱怨的內(nèi)容。 想象一下，您是國(guó)內(nèi)買家，從國(guó)外供應(yīng)商處采購(gòu)。商品需要 25 - 35 天才能送達(dá)收貨地址。如果您最終收到商品但商品短缺甚至有些損壞，那么您肯定會(huì)很生氣。買方和供應(yīng)商很容易因此產(chǎn)生摩擦。 買方抱怨供應(yīng)商延遲發(fā)貨，還出現(xiàn)商品短缺甚至損害的問題。 供應(yīng)商抱怨買方?jīng)]有給他們足夠的時(shí)間下發(fā)采購(gòu)訂單通知，甚至還說商品立馬要。

解決方法:

8Manage SRM 提供質(zhì)量協(xié)議和計(jì)劃功能，讓您和供應(yīng)商建立一個(gè)商定和粘合的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，那樣雙方都能對(duì)此負(fù)責(zé)。質(zhì)量協(xié)議和計(jì)劃減少了混亂并改善溝通，因?yàn)槊恳环蕉记宄?duì)方的期望以及自身職責(zé)。 最重要的是，如果出現(xiàn)問題，您知道自己有什么應(yīng)對(duì)計(jì)劃。

8Manage SRM 還可以提高供應(yīng)鏈的可見度。雙方都能知道產(chǎn)品的確切位置。發(fā)貨途中的問題信息透過 8Manage SRM 被共享，使規(guī)劃過程更加容易。 采購(gòu)員/計(jì)劃員因而能更好地預(yù)測(cè)交貨時(shí)間并準(zhǔn)確地進(jìn)行訂單計(jì)數(shù)。

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3.  服務(wù)水平協(xié)議 (SLA)

挑戰(zhàn)：

一直以來人們認(rèn)為服務(wù)質(zhì)量很難定義和衡量，因?yàn)榉?wù)固有的無形性質(zhì)，且往往是主觀體驗(yàn)。因此，供應(yīng)商通常不會(huì)隨意向買方作出承諾, 反而就不同的服務(wù)水平提供不同的服務(wù)價(jià)格，況且有些服務(wù)水平（如故障發(fā)生后，供應(yīng)維修團(tuán)隊(duì)必須一小時(shí)內(nèi)趕到現(xiàn)場(chǎng)）哪怕服務(wù)價(jià)格更高也不一定能做到。由于上述原因，制定一份服務(wù)水平協(xié)議（SLA）非常重要，該協(xié)議清晰地說明了您將與供應(yīng)商開展的業(yè)務(wù)的商定服務(wù)規(guī)則，并且建立在采購(gòu)合同的基礎(chǔ)上。服務(wù)水平協(xié)議（ SLA ） 能清楚地向供應(yīng)商表明您打算在協(xié)議有效期內(nèi)與他們打交道，使他們能夠規(guī)劃業(yè)務(wù)和資源以滿足您的需求。

解決方法：

8Manage SRM 提供服務(wù)水平協(xié)議（SLA）與罰款管理，您可以按需創(chuàng)建服務(wù)適用的服務(wù)規(guī)則與罰款機(jī)制，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)實(shí)時(shí)追蹤實(shí)際執(zhí)行結(jié)果并自動(dòng)計(jì)算罰款結(jié)果。

8Manage SRM 支持根據(jù)服務(wù)水平協(xié)議（SLA）設(shè)置每個(gè)可交付成果的衡量指標(biāo)。在采購(gòu)合同實(shí)際執(zhí)行過程中，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)質(zhì)量水平協(xié)議實(shí)時(shí)檢測(cè)實(shí)際交付的偏差，發(fā)出偏差提醒，自動(dòng)計(jì)算罰金發(fā)出懲罰通知。

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4.  供應(yīng)商評(píng)估

挑戰(zhàn)：

有效的供應(yīng)商評(píng)估過程有以下特征：供應(yīng)商和買家都容易理解的測(cè)量和目標(biāo)，根據(jù)貴公司的戰(zhàn)略重點(diǎn)加權(quán)的 KPI，與供應(yīng)商就要應(yīng)用的測(cè)量進(jìn)行討論并達(dá)成協(xié)議，評(píng)估測(cè)量和結(jié)果的圖形可視化改進(jìn)，績(jī)效的認(rèn)可和獎(jiǎng)勵(lì)制度。上述特征將確保評(píng)估過程大體客觀，并為您的供應(yīng)商和您的公司帶來好處。

有效的供應(yīng)商評(píng)估不一定很困難，但至關(guān)重要的是保持專注并避免犯下可能侵蝕利益的典型錯(cuò)誤，其中最常見的錯(cuò)誤有:

• 約定的測(cè)量值的使用不一致
• 未能向供應(yīng)商提供有關(guān)績(jī)效的定期反饋
• 忽視供應(yīng)商對(duì)績(jī)效討論的投入
• 未能讓供應(yīng)商參與確定衡量標(biāo)準(zhǔn)
• 使用過于復(fù)雜的 KPI 和指標(biāo)

解決方法：

8Manage SRM 供應(yīng)商管理軟件支持用戶按需為被評(píng)估的供應(yīng)商設(shè)置績(jī)效評(píng)估問卷，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)把問卷發(fā)送給用戶指定的被評(píng)估人，并根據(jù)問卷上每個(gè)回答的預(yù)設(shè)分?jǐn)?shù)自動(dòng)計(jì)算結(jié)果。

用戶可依據(jù)績(jī)效評(píng)估結(jié)果把表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商升級(jí)，把表現(xiàn)不好的降級(jí)，甚至列入黑名單。

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5.  戰(zhàn)略關(guān)系

挑戰(zhàn)：

戰(zhàn)略供應(yīng)商關(guān)系對(duì)于創(chuàng)新和保持競(jìng)爭(zhēng)力至關(guān)重要。很多企業(yè)現(xiàn)在才開始意識(shí)到，他們必須與供應(yīng)商整合和合作才能保持競(jìng)爭(zhēng)力，才能朝著卓越采購(gòu)邁出下一步。 供應(yīng)商管理不是一個(gè)新話題，但它一直是采購(gòu)職能的繼子。不少企業(yè)還是沒有一套系統(tǒng)的方法來選擇戰(zhàn)略供應(yīng)商，并與他們建立戰(zhàn)略關(guān)系。

解決方法：

8Manage SRM 能為企業(yè)提供幫助更好管理供應(yīng)商關(guān)系的工具。

跟蹤所有關(guān)鍵的溝通和承諾記錄

為了與供應(yīng)商維系良好的長(zhǎng)期關(guān)系，企業(yè)必須通過企業(yè)記憶（而非個(gè)人記憶）來記錄其與供應(yīng)商的關(guān)鍵溝通和承諾記錄。8Manage 供應(yīng)商關(guān)系管理系統(tǒng)能為企業(yè)提供記錄機(jī)制，記錄企業(yè)與每個(gè)供應(yīng)商之間的溝通和承諾，企業(yè)可以按照時(shí)間順序查看這些記錄。

清晰、便捷地跟蹤討論過和承諾過的內(nèi)容，可以加強(qiáng)同公司內(nèi)部所有人的企業(yè)記憶，并確保他們都言行一致。

供應(yīng)商作為團(tuán)隊(duì)成員

溝通對(duì)于培養(yǎng)關(guān)系非常重要。8Manage SRM 系統(tǒng)能為外包活動(dòng)提供社交分享、實(shí)時(shí)聊天、論壇等溝通工具。

在項(xiàng)目中，8Manage SRM 同時(shí)也允許企業(yè)員工與外包商組成相關(guān)的團(tuán)隊(duì)，作為團(tuán)隊(duì)成員一起工作、討論。

跟蹤所有問題

8Manage SRM 供應(yīng)商管理軟件支持對(duì)問題和行動(dòng)進(jìn)行集中跟蹤，并提供自動(dòng)提醒和上報(bào)機(jī)制。

獎(jiǎng)懲管理

8Manage SRM 的合同服務(wù)水平協(xié)議管理（SLA）實(shí)時(shí)功能可以及時(shí)檢測(cè)出已承諾與已交付之間的差異，避免出現(xiàn)過度承諾與交付不足的問題。8Manage SRM 還可以服務(wù)水平協(xié)議（SLA）及可交付成果的結(jié)果，自動(dòng)計(jì)算出供應(yīng)商的獎(jiǎng)與懲。