辦公文檔管理

文檔混亂是指辦公室文檔很難找到，分布在多個(gè)位置和系統(tǒng)中，命名約定復(fù)雜且不一致，并且隱藏在眾多無(wú)用的舊文檔中。文檔混亂會(huì)浪費(fèi)時(shí)間，使企業(yè)面臨重大風(fēng)險(xiǎn)。

在當(dāng)今快節(jié)奏、高效的商業(yè)環(huán)境中，我們需要隨時(shí)隨地訪問(wèn)關(guān)鍵文檔?，F(xiàn)代組織不能浪費(fèi)時(shí)間在雜亂的文檔柜或存儲(chǔ)介質(zhì)中翻找文檔。

如果你不確定是否需要更快、更有效的文檔處理方式，你就問(wèn)自己以下問(wèn)題：

• 搜索丟失文檔所花費(fèi)的時(shí)間是否影響員工的工作效率？
• 你的組織是否因文檔未鎖定和不受用戶訪問(wèn)的保護(hù)而面臨審計(jì)或安全風(fēng)險(xiǎn)？
• 你是否因?qū)徟鞒淌茏瓒鄲溃?

如果辦公室中的文檔不容易訪問(wèn)并且不完全安全，除非你使用現(xiàn)代 EDMS，否則你就沒(méi)有辦法繞過(guò)文檔浪費(fèi)時(shí)間的問(wèn)題。

辦公室文檔混亂是如何發(fā)生的

在與潛在客戶進(jìn)行通話時(shí)，你會(huì)遇到由文檔夾結(jié)構(gòu)造成的問(wèn)題，而100%的情況下你會(huì)得到會(huì)心的點(diǎn)頭和微笑，因?yàn)樗麄冇浀盟麄円呀?jīng)一遍又一遍地看過(guò)這些問(wèn)題的實(shí)例。

不小心將文檔或文檔夾拖放到另一個(gè)文檔夾中，然后就再也看不到了。

丟失辦公室文檔或文檔夾，因此不得不在電子郵件中翻來(lái)覆去地重新創(chuàng)建，幾周后才找到原始版本。現(xiàn)在你有兩個(gè)版本，不知道哪個(gè)是正確的。

不得不在同事之間來(lái)回通過(guò)電子郵件發(fā)送文檔，因?yàn)樗麄儾挥浀梦臋n保存在哪里或懶得看。

難以找到文檔會(huì)導(dǎo)致瓶頸和糟糕的客戶/供應(yīng)商關(guān)系。丟失發(fā)票會(huì)導(dǎo)致延遲付款。丟失訂單信息會(huì)導(dǎo)致客戶沮喪。

將辦公文檔放在不同的位置、電子郵件收件箱和其他軟件中，很難獲得完整的圖片。不準(zhǔn)確的信息會(huì)導(dǎo)致代價(jià)高昂的錯(cuò)誤，解決問(wèn)題也會(huì)非常耗時(shí)。

沒(méi)有明確的審計(jì)跟蹤會(huì)影響合規(guī)性在錯(cuò)誤發(fā)生時(shí)可能會(huì)在你的團(tuán)隊(duì)內(nèi)部產(chǎn)生沖突。

缺乏保留規(guī)則會(huì)導(dǎo)致大量無(wú)法管理的檔案，這可能會(huì)違反數(shù)據(jù)保留規(guī)則。

為了安全地控制對(duì)數(shù)據(jù)的訪問(wèn)，我們需要對(duì)文檔夾和特定文檔的復(fù)雜密碼控制和相關(guān)權(quán)限。

辦公室 EDMS 解決方案如何提供幫助

如果你有一個(gè)有效的辦公室 EDMS 解決方案，所有這些問(wèn)題都會(huì)迎刃而解。

按特定索引數(shù)據(jù)（客戶名稱、參考編號(hào)、文檔類型、日期等）搜索，你可以快速且輕松地找到文檔。

文檔永遠(yuǎn)不會(huì)丟失，因?yàn)槟憧梢酝ㄟ^(guò)文檔的內(nèi)容進(jìn)行搜索，而不僅僅是標(biāo)記的索引字段。即使你不太記得該文檔，搜索關(guān)鍵字也會(huì)讓它顯示在結(jié)果列表中。

將所有文檔放在一個(gè)中央文檔池中可以為你的文檔提供單一的真實(shí)來(lái)源。

文檔歷史記錄、版本控制和審計(jì)跟蹤為文檔流程提供了清晰的透明度。

保留規(guī)則可以根據(jù)法規(guī)要求或你的個(gè)人業(yè)務(wù)規(guī)則應(yīng)用于所有文檔。

訪問(wèn)權(quán)限可以由角色或用戶管理，只需單擊幾下即可更改訪問(wèn)權(quán)限。

8Manage EDMS 提供哪些功能

8Manage EDMS 提供以下功能：

• 文檔存儲(chǔ) —— 8Manage EDMS 充當(dāng)所有進(jìn)出公司的文書工作的集中樞紐。其提供商通常為具有不同需求的組織提供分層存儲(chǔ)。
• 結(jié)構(gòu)化和索引文檔 —— 8Manage EDMS 根據(jù)用戶定義的層次結(jié)構(gòu)為文檔建立索引。它根據(jù)文檔文件的使用方式和時(shí)間為它們編制索引。
• 查找和檢索文檔 —— 你的文檔被索引和存儲(chǔ)的效率越高，你就越容易找到和檢索它們以供使用。8Manage EDMS 通過(guò)提供用戶友好的搜索功能，如關(guān)鍵字搜索、全文搜索和知識(shí)分類搜索，使這一過(guò)程變得更加容易。
• 權(quán)限授予和門控 —— 并非所有流入和流出組織的文檔都應(yīng)該被公司所有的人看到。使用 8Manage EDMS，你可以輕松為單個(gè)文檔以及滿足特定條件的文檔設(shè)置權(quán)限。這意味著允許某些團(tuán)隊(duì)對(duì)給定文檔進(jìn)行更改，有些團(tuán)隊(duì)只能查看，有些團(tuán)隊(duì)根本無(wú)法訪問(wèn)。
• 溝通與協(xié)作 —— 8Manage EDMS 為你的團(tuán)隊(duì)提供相互遠(yuǎn)程溝通和協(xié)作更改文檔的功能。8Manage EDMS 允許文檔所有者和管理員相互發(fā)送消息，對(duì)文檔的某些部分進(jìn)行評(píng)論，并根據(jù)需要編輯文檔。
• 版本控制 —— 隨著時(shí)間的推移，你的辦公文檔會(huì)發(fā)生許多變更。8Manage EDMS 清楚地記錄這些變更，并在文檔的整個(gè)生命周期中維護(hù)文檔每個(gè)單獨(dú)版本的副本。
• 安全性和合規(guī)性 —— 8Manage EDMS 提供許多功能來(lái)確保數(shù)據(jù)安全、可靠和合規(guī)。權(quán)限和版本等功能充當(dāng)故障保險(xiǎn)柜，首先將文檔落入壞人手中的機(jī)會(huì)降至最低。如果文檔被意外訪問(wèn)、更改或刪除，管理人員將能夠輕松地以正確的形式恢復(fù)文檔。

你可以從 8Manage EDMS 解決方案中獲得哪些額外好處

使用 8Manage EDMS，你可以獲得以下額外好處：

• 可用性 —— 你可以獲得正常運(yùn)行時(shí)間 99.99% 的解決方案。
• 災(zāi)難恢復(fù) —— 你可以獲得容災(zāi)環(huán)境和容災(zāi)服務(wù)。
• 性能 —— 你可以獲得有保證的存儲(chǔ)空間和帶寬。

他們都在使用 8Manage

寧波國(guó)際物流

寧波國(guó)際物流部署了8Manage一體化管理系統(tǒng)，建成涵蓋項(xiàng)目立項(xiàng)、執(zhí)行、結(jié)項(xiàng)以及運(yùn)行維護(hù)全過(guò)程的一體化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理和客戶關(guān)系管理的透明、統(tǒng)一及資源的優(yōu)化整合。

XTAR

近日，深圳愛(ài)克斯達(dá)電子有限公司簽約了高亞科技，希望借助8Manage PM項(xiàng)目管理系統(tǒng)，為企業(yè)新產(chǎn)品項(xiàng)目研發(fā)打造一個(gè)可視化的管理平臺(tái)，提高新品研發(fā)項(xiàng)目管理效益。

宗泰電機(jī)

近日，國(guó)內(nèi)企業(yè)管理軟件資深廠商高亞科技8Manage與深圳市宗泰電機(jī)有限公司正式簽約，為其提供專業(yè)的研發(fā)項(xiàng)目管理系統(tǒng)。宗泰電機(jī)將打造智能化的統(tǒng)一協(xié)同研發(fā)平臺(tái)，持續(xù)助力企業(yè)業(yè)務(wù)提質(zhì)增效。