工程文檔管理

工程文檔管理的工作流程集中組織動(dòng)態(tài)且通常很復(fù)雜的工程文檔、圖紙和數(shù)據(jù)，從而取代過時(shí)的、分散的或手動(dòng)的系統(tǒng)。目標(biāo)是提供單一、一致的事實(shí)來源，簡化協(xié)作、促進(jìn)合規(guī)性、確保安全、簡化文檔版本控制，并最終帶來顯著的效率和投資回報(bào)。

誰應(yīng)該使用 8Manage EDMS 進(jìn)行工程文檔管理？

具有以下痛點(diǎn)的組織：

• 失控的物理/外包文檔存儲成本
• 一致數(shù)據(jù)相關(guān)的延遲和低效率
• 令人沮喪的文檔搜索、更新和檢索過程
• 孤立和不連貫的信息使得難以做出數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)的決策
• 安全問題和漏洞
• 容災(zāi)能力低
• 頻繁的人為錯(cuò)誤

8Manage EDMS 如何用于工程文檔管理？

8Manage EDMS 可以成為更廣泛數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要組成部分。它可以為戰(zhàn)略和流程提供信息，例如預(yù)防性維護(hù)和業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化，從而使工作環(huán)境現(xiàn)代化。

通過集中不同的信息并提供用于搜索文檔、完成工作訂單、維護(hù)合規(guī)性等的簡單工具，8Manage EDMS 幫助你的團(tuán)隊(duì)：

• 保護(hù)他們的文檔免受安全威脅和合規(guī)問題的影響
• 在合適的時(shí)間與合適的人分享所有相關(guān)信息
• 在向?qū)氲奈臋n添加上下文時(shí)簡化文檔結(jié)構(gòu)和標(biāo)準(zhǔn)化
• 整合和連接文檔以獲得更大的洞察力和運(yùn)營改進(jìn)

8Manage EDMS 還可以在以下方面幫助你的團(tuán)隊(duì)：

• 文檔共同創(chuàng)作 —— 8Manage EDMS 提供同步檢出和檢入的工作流程，允許多人一起工作以創(chuàng)建或更新具有多個(gè)版本的單個(gè)文檔。
• 配置工作流程 —— 修訂控制和審批流程幫助簡化工作流程信息，例如文檔類型和工作副本的數(shù)量。這最終能夠簡化協(xié)作，確保每個(gè)人都在正確的時(shí)間做正確的事。
• 版本控制 —— 自動(dòng)文檔版本控制和審計(jì)有助于確保在不同團(tuán)隊(duì)和設(shè)備之間準(zhǔn)確記錄和管理文檔的所有版本和草稿。這種類型的內(nèi)容管理可以促進(jìn)法規(guī)的遵守，確保所有用戶都能訪問最新且準(zhǔn)確的信息，最大限度地提高生產(chǎn)力和安全性，并確保數(shù)據(jù)的完整性。
• 移動(dòng)和多站點(diǎn)功能 —— 在新冠肺炎肆虐的世界，組織和團(tuán)隊(duì)成員比以往任何時(shí)候都更迫切需要跨設(shè)施和設(shè)備工作。8Manage EDMS 提供云部署和移動(dòng)功能，幫助確?？缭O(shè)備和位置的數(shù)據(jù)完整性、內(nèi)容管理和文檔控制。
• 與 CRM、SRM 和 PPM的無縫集成 —— 8Manage EDMS 從 CRM、SRM 和 PPM 等其他系統(tǒng)中提取/推送信息，確保關(guān)鍵任務(wù)數(shù)據(jù)總是被有效地跟蹤、記錄并同步到單一的真相來源中。

使用 8Manage EDMS 進(jìn)行工程文檔管理的好處是什么？

使用 8Manage EDMS 的好處包括：

• 使組織的關(guān)鍵任務(wù)文檔保持最新
• 減少文檔搜索時(shí)間
• 允許在任何地方從電腦或移動(dòng)設(shè)備訪問
• 確保安全和準(zhǔn)確的訪問
• - 只有在許可期限內(nèi)具有適當(dāng)權(quán)限的人才能訪問文檔
• - 確保訪問最新版本或用戶明確指定的先前版本
• - 不可擦除的審計(jì)線索
• 消除紙質(zhì)打印輸出和手動(dòng)流程
• 減少代價(jià)高昂的人為錯(cuò)誤

使用 8Manage EDMS 進(jìn)行工程文檔管理有哪些額外的好處？

8Manage EDMS 可以為你提供 9000 英尺的視圖，幫助了解文檔的使用情況以及文檔驅(qū)動(dòng)流程的運(yùn)行情況。你可以利用這種洞察力來獎(jiǎng)勵(lì)員工、重組流程并提高投資回報(bào)率。