項目文檔管理

企業(yè)的項目多文檔管理混亂，很難找到過往文檔資料參考。企業(yè)過往的經(jīng)驗是企業(yè)有價值的資產(chǎn)，可以減少員工犯同樣錯誤的幾率，員工也可以從累積的經(jīng)驗中形成核心競爭力。過去由于缺乏科技的支持，文檔管理沉悶且困難，但今天的科技已經(jīng)解決了這個問題。

1.  應(yīng)視項目文檔為數(shù)據(jù)字段而非文件

在傳統(tǒng)的項目文檔管理系統(tǒng)中，文檔有些“不客氣”地轉(zhuǎn)儲到文件夾和子文件夾中，而在 8Manage PM：電子文檔管理 中，每個文檔都被上傳到指定的媒體字段。這使得該文檔更有可能具有指定的目的，并在添加另一個文檔之前進行規(guī)范思考。此外，具有表示特定類型文檔的字段可以將這些內(nèi)聯(lián)包含在相關(guān)工作流程中。

重要的是，要提醒負責(zé)檢查的人員，在工作流的上下文中讓他們使用此繪圖。通過將其作為媒體字段包含在檢查應(yīng)用程序中，我們能夠使其成為每次檢查不可或缺的步驟——始終如一。

2.  將項目層次結(jié)構(gòu)與文檔層次結(jié)構(gòu)結(jié)合起來

另一個認識是具有兩個不同層次結(jié)構(gòu)帶來的挑戰(zhàn)：一個用于管理項目，另一個用于管理文件共享系統(tǒng)（如 8Manage PM： 電子文檔管理）中的文件。擁有兩個獨立的層次結(jié)構(gòu)自然會給項目經(jīng)理帶來額外的工作。我們決定項目文檔不僅需要被視為有價值的數(shù)據(jù)字段（媒體字段），而且需要與項目層次結(jié)構(gòu)聯(lián)系起來。通過這種方式，每個項目屬于哪個文檔以及項目經(jīng)理需要去哪里更新每個文檔將一目了然。這也為我們提供了新的能力，讓子項目可以從父項目或部門繼承某些標(biāo)準文檔。

3.  標(biāo)準化文件結(jié)構(gòu)但允許項目級別的靈活性

由于 8Manage PM：電子文檔管理 允許在文檔和公司層次結(jié)構(gòu)（部門、區(qū)域和項目）之間建立聯(lián)系，因此可以創(chuàng)建每個項目都將繼承的標(biāo)準文檔“清單”。此外，我們設(shè)計的結(jié)構(gòu)允許各個地區(qū)或項目向該標(biāo)準清單添加新媒體字段，這些字段表示僅與他們特別相關(guān)的文檔。

4.  使文檔成為工作流的內(nèi)聯(lián)部分

訪問某些文檔（例如，產(chǎn)品文檔）或上傳其他文檔（例如，合同）是許多工作流程中必不可少的步驟。當(dāng)項目人員使用8Manage PM 執(zhí)行項目工作流時，他們可以從工作頁面參考或上傳文檔，不必再跳轉(zhuǎn)到文檔管理子系統(tǒng)操作。至于組織的管理部門 （例如，財務(wù)、法務(wù)）人員，即使他們并非任何項目的成員，他們?nèi)匀豢梢园礄?quán)限從 8Manage PM：電子文檔管理  看到與他們工作相關(guān)的文檔 (例如，合同)。

5.  結(jié)論

8Manage PM：電子文檔管理 為上傳、組織、管理和分發(fā)項目文檔和文件提供了一種強大而靈活的方法。這種方法旨在克服項目經(jīng)理在使用傳統(tǒng)的基于文件夾的項目文檔管理系統(tǒng)和工具時面臨的主要挑戰(zhàn)和缺點。

他們都在使用 8Manage

寧波國際物流

寧波國際物流部署了8Manage一體化管理系統(tǒng)，建成涵蓋項目立項、執(zhí)行、結(jié)項以及運行維護全過程的一體化管理平臺，實現(xiàn)項目管理和客戶關(guān)系管理的透明、統(tǒng)一及資源的優(yōu)化整合。

XTAR

近日，深圳愛克斯達電子有限公司簽約了高亞科技，希望借助8Manage PM項目管理系統(tǒng)，為企業(yè)新產(chǎn)品項目研發(fā)打造一個可視化的管理平臺，提高新品研發(fā)項目管理效益。

宗泰電機

近日，國內(nèi)企業(yè)管理軟件資深廠商高亞科技8Manage與深圳市宗泰電機有限公司正式簽約，為其提供專業(yè)的研發(fā)項目管理系統(tǒng)。宗泰電機將打造智能化的統(tǒng)一協(xié)同研發(fā)平臺，持續(xù)助力企業(yè)業(yè)務(wù)提質(zhì)增效。