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背景

深圳奧雅設(shè)計(jì)股份有限公司（以下簡稱“奧雅設(shè)計(jì)”）是國內(nèi)為數(shù)不多的具有建設(shè)部頒發(fā)的風(fēng)景園林專項(xiàng)設(shè)計(jì)甲級(jí)資質(zhì),以及城市規(guī)劃編制乙級(jí)資質(zhì)的綜合設(shè)計(jì)機(jī)構(gòu)，業(yè)務(wù)遍布深圳、上海、北京、西安、青島、成都、長沙、香港等地，曾成功打造北京泰禾運(yùn)河岸上的院子、泰禾江陰院子、北京保利東郡、杭州欣盛東方福邸、上海北方城投佘山璽樾、萬科北京北河沿甲柒拾柒號(hào)等知名景觀設(shè)計(jì)項(xiàng)目，是國內(nèi)規(guī)模最大的，綜合實(shí)力最強(qiáng)的景觀規(guī)劃設(shè)計(jì)公司之一。

作為智力型企業(yè)，奧雅設(shè)計(jì)并不直接生產(chǎn)物質(zhì)性的產(chǎn)品，其主要價(jià)值來自于人工產(chǎn)出的腦力勞動(dòng)，員工可謂其最大的生產(chǎn)力。因此，對(duì)“人”的管理成為決定奧雅設(shè)計(jì)長遠(yuǎn)發(fā)展的重中之重。

“我們?cè)O(shè)計(jì)行業(yè)比較特殊，產(chǎn)品就是圖紙。不像一般行業(yè)需要進(jìn)銷存系統(tǒng)，采購管理這些方面都涉及得很少。奧雅設(shè)計(jì)最主要的成本就是人工工時(shí)成本。因此，我們所需要的企業(yè)管理系統(tǒng)，最重要的是能夠一目了然地了解今年的項(xiàng)目總共投入多少人工成本，哪個(gè)是虧了？哪個(gè)是賺了？從而實(shí)現(xiàn)對(duì)人工成本的精細(xì)把控?！?奧雅設(shè)計(jì)IT經(jīng)理張軒表示。

關(guān)鍵問題

1.    對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理來說，每年自己名下做了哪些項(xiàng)目，這些項(xiàng)目收入多少？開銷成本是多少？是虧錢還是賺錢？而對(duì)于公司來說，如何進(jìn)行績效考評(píng)，構(gòu)建合理的獎(jiǎng)勵(lì)和激勵(lì)機(jī)制，都是奧雅設(shè)計(jì)所面臨的問題。

2.    奧雅設(shè)計(jì)的項(xiàng)目一般分為商議階段和正式階段。過去對(duì)兩個(gè)階段地劃分比較模糊，成本區(qū)分也不明確。并且對(duì)項(xiàng)目的質(zhì)量把控也是模糊不清。

3.    2014年奧雅設(shè)計(jì)曾經(jīng)嘗試上線一個(gè)ERP項(xiàng)目管理系統(tǒng)，花了有幾十萬吧，但最后卻不了了之。究其原因，是因?yàn)閭鹘y(tǒng)ERP系統(tǒng)構(gòu)架不能靈活地適配奧雅設(shè)計(jì)的企業(yè)管理需求。

傳統(tǒng)ERP的失敗經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。由于行業(yè)的特殊性，奧雅設(shè)計(jì)并沒有太多可供參考的信息化建設(shè)模式，一直在摸索中找尋最為合適的解決之道。面對(duì)國內(nèi)實(shí)施ERP系統(tǒng)成功率低的魔咒，奧雅設(shè)計(jì)也不免遭遇過挫折。

4.    奧雅設(shè)計(jì)屬于私有企業(yè)，工作流程比較靈活。而當(dāng)時(shí)選擇的那套ERP系統(tǒng)框架，主要針對(duì)傳統(tǒng)企業(yè)上下級(jí)關(guān)系的自下而上的業(yè)務(wù)流程，無法很好地支持平級(jí)流程操作，很多公司人員角色都不能準(zhǔn)確的定義，導(dǎo)致系統(tǒng)的流程難以順利走下去。

此前的失敗也讓奧雅設(shè)計(jì)對(duì)自身信息化管理有了更清晰的考量。2016年，高亞科技研發(fā)的8Manage FAS一體化管理系統(tǒng)進(jìn)入其視線。

經(jīng)過深入接觸，奧雅設(shè)計(jì)發(fā)現(xiàn)8Manage系統(tǒng)可以按角色、按人或者按其他形式進(jìn)行流程化操作，在系統(tǒng)邏輯上基本滿足了需求。而且除了項(xiàng)目管理，還能涵蓋CRM、采購管理、人力資源管理、財(cái)務(wù)管理等模塊應(yīng)用，能通過一個(gè)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)全面的企業(yè)管理。

目前，8Manage FAS已經(jīng)成功實(shí)施。

8Manage解決方案

8Manage FAS一體化管理系統(tǒng)還涵蓋了PM、CRM、HR、OA等多種功能模塊，幫助奧雅設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)更為全面的企業(yè)自動(dòng)化管理。

自動(dòng)化管理：奧雅設(shè)計(jì)把考勤機(jī)里的數(shù)據(jù)直接導(dǎo)入8Manage之中，可清楚地看到所有的員工到底有沒有遲到，有缺勤的人員就該請(qǐng)假的請(qǐng)假，避免了操作失誤和人為干預(yù)，也能幫助員工更及時(shí)有效地填寫工時(shí)。還有每年的簽約率，一年簽了多少合同？收款率是多少？現(xiàn)在主管通過CRM模塊可以直接一目了然地看到。

一體化管理：值得一提的是，這些管理系統(tǒng)都是基于同一個(gè)用戶界面，PM、CRM、ERP、HR等功能模塊之間的數(shù)據(jù)完全打通。對(duì)于奧雅設(shè)計(jì)來說，員工只要登陸一個(gè)平臺(tái)，就可以了解到某個(gè)項(xiàng)目、某個(gè)合同或者某個(gè)客戶的所有相關(guān)信息和數(shù)據(jù)，從銷售前端、到合同簽訂、再到項(xiàng)目交付，整個(gè)過程產(chǎn)生的成本以及收益利潤都會(huì)變得非常清晰。

移動(dòng)辦公：在手機(jī)上就能進(jìn)行OA辦公操作，處理CRM等業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，操作十分簡便。

實(shí)施效果及未來展望：

奧雅設(shè)計(jì)IT經(jīng)理張軒表示表示，8Manage對(duì)奧雅設(shè)計(jì)的管理已經(jīng)產(chǎn)生了一定的效果，成功實(shí)現(xiàn)對(duì)工時(shí)和成本的有效把控。下一步，希望在“用起來”的基礎(chǔ)上，能進(jìn)一步地“用好”。

“我們?cè)纫呀?jīng)擁有了ISO的質(zhì)量管理體系，涉及到‘設(shè)、校、審’等一系列流程。簡單的說，就是首先去勘察客戶現(xiàn)場，再進(jìn)行設(shè)計(jì)，設(shè)計(jì)完了以后，進(jìn)行校對(duì)，校對(duì)完再進(jìn)行審核。這個(gè)流程對(duì)我們來說，就是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的過程，只不過一般行業(yè)是做出來的實(shí)體產(chǎn)品，而對(duì)于奧雅設(shè)計(jì)就是圖紙。有了管理系統(tǒng)，這一整套體系的流程跟系統(tǒng)直接綁定，我們可以要求員工在完成規(guī)定的流程后才能繼續(xù)下一步，這樣就能對(duì)圖紙的質(zhì)量、合規(guī)性、可施工性等各方面進(jìn)行嚴(yán)格的管理?！?

“我們計(jì)劃進(jìn)一步深化在員工操作細(xì)節(jié)和規(guī)范上的要求，讓系統(tǒng)可以更準(zhǔn)確全面地反應(yīng)企業(yè)的運(yùn)行狀態(tài)。任何事都無法一蹴而就，我們的目標(biāo)是一步一個(gè)腳印地去做，最終可以達(dá)到較為完美的應(yīng)用效果?！?

張軒坦言，這對(duì)于普通員工來說會(huì)是一個(gè)較為痛苦的過程，但對(duì)于企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展，卻是非常有利，可以說是用短期的痛苦換取長期的發(fā)展。