六大采購欺詐跡象提醒你采取行動

采購欺詐發(fā)生在一個典型的安排中，采購經(jīng)理或其他指定的員工將合同授予供應商以換取好處。由于這種不道德交易，企業(yè)遭受數(shù)十億美元的損失。美國注冊欺詐審查員協(xié)會（ACFE）估計，企業(yè)每年因欺詐損失的收入高達5%，全球損失達3.7萬億美元。

識別采購欺詐的方法

如果你要解決采購欺詐問題，恐怕沒有比加強警惕更好的辦法。在警惕范圍內，有一些預防措施可以被認為是采購欺詐的解決方案。下面整理了六種常見的采購欺詐和跡象，提醒你發(fā)現(xiàn)后及時采取行動。

場景1

采購欺詐最常見的一種行為是賄賂。賄賂是中標項目的承包商給予采購部門中有影響力之人的一種激勵。該金額范圍在供應商贏得的合同總價值的5%-20%。在某些情況下，這種賄賂不一定是原始的財政交易，而是實物，包括但不限于昂貴的禮物和任何性質的表示。
○注冊的產(chǎn)品/服務與所支付的價格的價值產(chǎn)出不匹配
○與你的組織簽訂之前沒有任何合同的供應商
○采購部門成員享有金錢津貼或其他在他們早期生活方式中缺失的特權

場景2

可能會有許多有待清理的虛假票據(jù)，這些票據(jù)大多是供應商提交的重復發(fā)票或虛報發(fā)票。這些假鈔耗費公司的資金，直接指出一些正在進行的不法行為。
○對商品/服務的發(fā)票記賬不當
○共享相同的采購訂單號或相同物品的多個發(fā)票
○由模仿公司現(xiàn)有付款規(guī)則的指定授權機構提前進行支付審批

場景3

你會看到一些供應商的報酬高于標準市場價格。供應商提供超出需求的商品/服務。供應商在現(xiàn)有的入職參數(shù)方面也不合格。由于對投標人有利的決定因素的定制化，打擊這一不法行為具有挑戰(zhàn)性。
○接受質量低于標準的商品/服務
○支付高于市場標準，沒有協(xié)商或不恰當?shù)膮f(xié)商
○授予與商品/服務不符的合同

場景4

如果投標信息泄露、逾期接受投標或對已結束的投標進行重新招標，都是嚴重的腐敗。你在采購部門中有一個幫犯，他會促進串通投標，以較低的報價為補充投標提供建議，并周期性地影響投標人的中標。
○超過截止日期允許投標
○最后一個投標人為最低投標人
○以不明理由拒絕合格投標人

場景5

員工沒有給出適當?shù)睦碛?。他們影響采購小組的一名成員購買商品/服務，以換取現(xiàn)金或實物禮品。任何不符合公司利益的服務/商品都會導致利益沖突，因此被視為欺詐。
○投標人與買方之間的利益交換
○員工和買家之間不專業(yè)的距離
○獲取服務/商品對公司沒有幫助

場景6

在采購欺詐中，有好幾層欺詐。一是損害商品/服務的質量，二是過于充分地隱藏投標中的質量方面。因此，劣質商品/服務的交付會影響最終產(chǎn)品。一個不道德的供應商有幾個雜務人員利用買方的善意，最終可能會在買方不知情的情況下違約。
○重復支付現(xiàn)金和應付賬款
○未到期的預付款請求
○威脅根據(jù)合同終止條款沒收供貨

利用正確技術及早預防采購欺詐

采購團隊和全體員工都需要保持高度警惕。無論指定或權限如何，都必須遵循標準協(xié)議。執(zhí)行標準化的一個好方法是升級現(xiàn)有的ERP系統(tǒng)，或將現(xiàn)有的ERP系統(tǒng)與強大的采購到付款技術和安全的投標系統(tǒng)進行集成。

使用正確的技術進行欺詐風險評估、開放信息并共享有關供應商、采購、發(fā)票等的數(shù)據(jù)，可以提高采購流程的透明度并降低欺詐風險。具有支出管理和電子采購技術的8Manage SRM采購管理軟件允許你跟蹤所有交易，因此你可以放心，你對支出的可見性將使你隨時了解任何危險信號。

-確保所有訂單都在正確的授權級別獲得批準
-實時記錄采購訂單的整個執(zhí)行過程，所有的執(zhí)行問題都可追溯緣由
-將采購訂單與收據(jù)和發(fā)票自動匹配，確保你為購買和交付的相同物品付款
-記錄與跟蹤交付的具體進度與狀態(tài)，及時解決交付過程中的各種問題
-交易數(shù)據(jù)集中在一個地方，運行采購報告并提供歷史采購信息

預防勝于治療。在遭受任何損失之前提前預防采購欺詐，立即開始使用8Manage SRM采購管理軟件吧！聯(lián)系我們即可申請免費試用。