方案

杜絕采購欺詐

挑戰(zhàn)

采購是為組織采購商品和服務(wù)，大部分業(yè)務(wù)支出流經(jīng)部門。采購部門負(fù)責(zé)談判合同和采購業(yè)務(wù)所需的商品和服務(wù)。尋源及采購過程特別容易出現(xiàn)欺詐并且難以被發(fā)現(xiàn)，尤其是在采購業(yè)務(wù)復(fù)雜的大型組織中。

8Manage SRM 可以幫助您的企業(yè)避免欺詐性購買。

良好采購策略的目標(biāo)是以盡可能低的價格采購盡可能好的商品和服務(wù)，同時降低風(fēng)險，與值得信賴的供應(yīng)商合作伙伴建立牢固的關(guān)系，并確保利用節(jié)省成本的機會實現(xiàn)順暢的支付流程。采購欺詐可以有多種形式，從挪用公款到高價商品。以下是一些最常見的欺詐方式，員工據(jù)此詐騙組織的資金。

1. 回扣

其中一個最常見涉及回扣或回報。供應(yīng)商向采購商品和服務(wù)的采購員支付回扣?；貓罂赡苁乾F(xiàn)金支付、好處、影響力或其他形式的賄賂。

為了獲得回扣，采購經(jīng)理可能會批準(zhǔn)不合格的供應(yīng)商，采購不必要的商品或服務(wù)，或者通過排除首選供應(yīng)商來破壞招標(biāo)流程。另一種常見的策略是以只有一個投標(biāo)人可以合格的方式編寫項目規(guī)格。

基于賄賂的交易很少對采購組織有利。供應(yīng)商可能會多收錢或提供劣質(zhì)產(chǎn)品以收回賄賂。即使產(chǎn)品可以接受且價格合理，采購組織也會失去競標(biāo)的優(yōu)勢。

2. 利益沖突

另一種常見的欺詐情況涉及與投標(biāo)公司未公開的關(guān)系。例如，最終批準(zhǔn)投標(biāo)過程的人可能擁有中標(biāo)公司的股票，或者與公司或其股東有某種關(guān)系。由于員工間接從交易中獲利，他的興趣在于為供應(yīng)商做出最有利的交易，這對支付他薪水的組織來說通常意味著是一筆糟糕的交易。

由于采購是一項涉及大量資金和多個承包商的復(fù)雜操作，因此極易受到欺詐計劃的影響。

3. 假公司/訂單

最令人震驚和最容易被發(fā)現(xiàn)的采購欺詐計劃之一就是向空殼公司提交訂單，并為從未收到的產(chǎn)品開具發(fā)票來，從而簡單地操縱系統(tǒng)。雖然這類欺詐計劃似乎不太可能奏效，但在采購分散和流程雜亂無章的組織中很容易實現(xiàn)，尤其是在沒有可用于從采購訂單到交貨、發(fā)票和付款來驗證訂單的采購軟件的情況下。

為了在公司的監(jiān)視下處理虛假或欺詐性訂單，員工可能會發(fā)出一系列不需要正式投標(biāo)或?qū)徟幚淼男∮唵?。特定類型的采購或超過設(shè)定的金額可能會觸發(fā)合同審批閾值。通過為預(yù)期物品制作足夠小的虛假訂單以繞過審批要求流程，員工可以成功進行欺詐，至少在一段時間內(nèi)如此。

4. 欺詐性發(fā)票

采購欺詐并不總是在內(nèi)部發(fā)生。供應(yīng)商可能會為未交付的庫存物品開具發(fā)票、提交重復(fù)發(fā)票、收取超過協(xié)商合同金額的費用、替代質(zhì)量較低的材料或?qū)奈磮?zhí)行的工作收取費用。

5. 圍標(biāo) (串通投標(biāo))

眾所周知，一組供應(yīng)商在投標(biāo)過程中合謀抬高價格。圍標(biāo)是一組供應(yīng)商提交高價以使特定投標(biāo)人受益的情況。一般在這種情況下，落敗的競爭者和中標(biāo)者都能從抬高價格中獲利。

解決方案

任何欺詐預(yù)防工具箱中的主要武器都是采購軟件。辨別模式和趨勢對人類來說可能很困難，8Manage SRM 軟件可以在幾秒鐘內(nèi)輕松處理。 8Manage SRM 可以建立自定義報告來標(biāo)記異常支出，并為采購訂單、交貨單和發(fā)票之間的三向匹配建立和審計跟蹤，以確保公司只支付經(jīng)過驗證的發(fā)票，而不會支付重復(fù)的發(fā)票。全面的采購計劃可以監(jiān)控合規(guī)問題，存儲當(dāng)前價格表以供比較，并跟蹤經(jīng)過審查的供應(yīng)商信息。

發(fā)現(xiàn)欺詐并不總是需要經(jīng)過認(rèn)證的欺詐審查員。欺詐計劃通?？梢酝ㄟ^意外的員工行為被發(fā)現(xiàn)，包括：

缺乏對質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)注。如果商品和服務(wù)的質(zhì)量受到質(zhì)疑，而采購官員無視或為投訴辯解，則可能存在問題。
如果發(fā)票反映的價格明顯高于協(xié)商的合同價格、以前的合同或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，則該合同可能不合法。
使用同一供應(yīng)商并拒絕考慮其他投標(biāo)。如果采購經(jīng)理為明顯不符合公司標(biāo)準(zhǔn)或競爭價格的供應(yīng)商辯護，請考慮聘請欺詐審查員進行合同審計。
限制與首選供應(yīng)商的溝通。與供應(yīng)商的單點聯(lián)系很可疑，可能表明存在不正當(dāng)?shù)年P(guān)系。

以下是可能發(fā)生圍標(biāo)的預(yù)警信號：

根據(jù)估算、公司價目表或以前的合同，中標(biāo)價明顯高于預(yù)期。
同一組的中標(biāo)者按工作、工作類型或地點輪換。
同一項目中落敗的投標(biāo)人被聘為分包商。
不尋常的出價模式；類似的高出價，具有較低的異常值，類似的整數(shù)
不完整或草率的投標(biāo)，來自不同公司的相同投標(biāo)

使用含有自動審計跟蹤（電子留痕）功能的軟件，如 8Manage SRM，您會更容易偵察到值得懷疑的行為。

使用 8Manage SRM 獲取明確的集中采購流程，減少欺詐的空間：

采購合同應(yīng)相互制衡，采購經(jīng)理或部門經(jīng)理不應(yīng)是唯一的審批人，大宗采購需要更高級經(jīng)理的審批。
應(yīng)培訓(xùn)和鼓勵管理層和員工注意 8Manage SRM 系統(tǒng)的危險信號，這能大幅提高發(fā)現(xiàn)腐敗計劃的幾率。
利用 8Manage SRM 實施自動三方匹配系統(tǒng)，在付款前驗證發(fā)票。
利用 8Manage SRM 明確界定和執(zhí)行投標(biāo)條款和驗收要求。
確保在供應(yīng)商審批過程中進行供應(yīng)商盡職調(diào)查。供應(yīng)商應(yīng)由至少兩人進行徹底審查和驗證，并保存在 8Manage SRM 供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中。
使用 8Manage SRM 定期運行支出分析報告，識別過度消費或特立獨行的支出。