暗采購在組織中盛行的原因有很多，包括去中心化、缺乏可見性和依賴手動系統(tǒng)。相當多的采購專業(yè)人士——超過一半的行業(yè)調查受訪者——自行為他們的組織采購用品，要么通過批準的供應商，要么通過采購然后提交費用報告。這種“非采購訂單的做法”只是暗采購能在商業(yè)環(huán)境中蓬勃發(fā)展的原因之一。

當費用發(fā)生在公司既定的采購實踐之外時，就會發(fā)生暗采購。它們的發(fā)生通常涉及未經(jīng)批準的供應商，并可能導致多余或不必要的采購。暗采購最常發(fā)生在間接支出類別中，因為這通常是在企業(yè)的職能或業(yè)務單位級別處理，而不是在企業(yè)采購級別。暗采購的特點總結如下：

• 無法追蹤公司開支
• 采購活動不完全透明
• 缺乏明確的采購方向和戰(zhàn)略
• 員工在沒有任何合同協(xié)議的情況下分發(fā)采購
• 不同部門從一個供應商處采購相同的物品

采購系統(tǒng)的弱點

暗采購發(fā)生的常見原因有：

沒有明確標準的采購活動的發(fā)生

去中心化過程缺乏涵蓋組織所有類型支出的系統(tǒng)，這會導致通過多個供應商采購相同或相似的商品。因此，你無法獲得應得的好處，例如大額采購的折扣。這種情況迫使你為采購的商品支付更多費用。 

在與供應商談判價格時，采購物品的數(shù)量決定了買方對銷售價格的影響。這可能會發(fā)生，因為供應商將會更有興趣與你合作。  

處理間接支出將導致不負責任的支出或未經(jīng)授權從供應商處采購。因此，沒有關于公司人員將錢花在哪里的明確信息。  

依賴手動系統(tǒng)  

如果你仍在使用手動和紙質流程，那么你就無法了解所花費的資金以及可用的營運資金。自動化整個支出流程（包括間接支出）不僅可以讓你專注于核心能力并減少管理支出流程所需的小時數(shù)，而且還可以防止員工操縱流程的要素。操縱采購流程的任何部分都會增加你的財務風險。

如果沒有涵蓋組織內所有類型支出的系統(tǒng)，你最終會出現(xiàn)零散的采購，即從多個供應商處采購相同或相似的商品。當你的支出分散時，你會失去一些競爭優(yōu)勢，因為你無法利用諸如批量折扣之類的優(yōu)勢。結果，你為采購的東西支付更多的費用。如果你正與供應商談判價格，你計劃支出的金額越大，你對定價的控制權就越大。從本質上講，你成為對供應商更具吸引力的業(yè)務伙伴。

如何擺脫暗采購

8Manage SRM 可以自動化你的整個費用流程，讓你專注于業(yè)務而不是低級細節(jié)。它有助于減少管理費用流程所需的時間，還能防止員工在交易過程中進行操縱，因為這種行為會增加你的財務風險。  

使用 8Manage SRM ，你可以確保所有采購都是通過公司批準的供應商進行的。間接支出往往發(fā)生率低，因此可能會被忽視。這主要是因為它們出現(xiàn)在許多部門中。使用 8Manage SRM 支付所有公司費用不僅可以消除暗采購，還可以增加利潤。采購自動化旨在簡化需求和采購流程，提高交易活動的可見性和透明度，并改善控制和安全性。

8Manage SRM 允許集中控制，并提供通過統(tǒng)一系統(tǒng)將供應商與部門之間的采購活動聯(lián)系起來的機會，允許對商品進行更全面的控制和優(yōu)化。通過 8Manage SRM，采購部門可以在進行交易之前協(xié)調各個部門的需求，從而獲得更好的價格。