工程文檔管理

工程文檔管理的工作流程集中組織動態(tài)且通常很復雜的工程文檔、圖紙和數(shù)據(jù)，從而取代過時的、分散的或手動的系統(tǒng)。目標是提供單一、一致的事實來源，簡化協(xié)作、促進合規(guī)性、確保安全、簡化文檔版本控制，并最終帶來顯著的效率和投資回報。

誰應該使用 8Manage EDMS 進行工程文檔管理？

具有以下痛點的組織：

• 失控的物理/外包文檔存儲成本
• 一致數(shù)據(jù)相關的延遲和低效率
• 令人沮喪的文檔搜索、更新和檢索過程
• 孤立和不連貫的信息使得難以做出數(shù)據(jù)驅(qū)動的決策
• 安全問題和漏洞
• 容災能力低
• 頻繁的人為錯誤

8Manage EDMS 如何用于工程文檔管理？

8Manage EDMS 可以成為更廣泛數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要組成部分。它可以為戰(zhàn)略和流程提供信息，例如預防性維護和業(yè)務流程自動化，從而使工作環(huán)境現(xiàn)代化。

通過集中不同的信息并提供用于搜索文檔、完成工作訂單、維護合規(guī)性等的簡單工具，8Manage EDMS 幫助你的團隊：

• 保護他們的文檔免受安全威脅和合規(guī)問題的影響
• 在合適的時間與合適的人分享所有相關信息
• 在向?qū)氲奈臋n添加上下文時簡化文檔結(jié)構(gòu)和標準化
• 整合和連接文檔以獲得更大的洞察力和運營改進

8Manage EDMS 還可以在以下方面幫助你的團隊：

• 文檔共同創(chuàng)作 —— 8Manage EDMS 提供同步檢出和檢入的工作流程，允許多人一起工作以創(chuàng)建或更新具有多個版本的單個文檔。
• 配置工作流程 —— 修訂控制和審批流程幫助簡化工作流程信息，例如文檔類型和工作副本的數(shù)量。這最終能夠簡化協(xié)作，確保每個人都在正確的時間做正確的事。
• 版本控制 —— 自動文檔版本控制和審計有助于確保在不同團隊和設備之間準確記錄和管理文檔的所有版本和草稿。這種類型的內(nèi)容管理可以促進法規(guī)的遵守，確保所有用戶都能訪問最新且準確的信息，最大限度地提高生產(chǎn)力和安全性，并確保數(shù)據(jù)的完整性。
• 移動和多站點功能 —— 在新冠肺炎肆虐的世界，組織和團隊成員比以往任何時候都更迫切需要跨設施和設備工作。8Manage EDMS 提供云部署和移動功能，幫助確?？缭O備和位置的數(shù)據(jù)完整性、內(nèi)容管理和文檔控制。
• 與 CRM、SRM 和 PPM的無縫集成 —— 8Manage EDMS 從 CRM、SRM 和 PPM 等其他系統(tǒng)中提取/推送信息，確保關鍵任務數(shù)據(jù)總是被有效地跟蹤、記錄并同步到單一的真相來源中。

使用 8Manage EDMS 進行工程文檔管理的好處是什么？

使用 8Manage EDMS 的好處包括：

• 使組織的關鍵任務文檔保持最新
• 減少文檔搜索時間
• 允許在任何地方從電腦或移動設備訪問
• 確保安全和準確的訪問
• - 只有在許可期限內(nèi)具有適當權(quán)限的人才能訪問文檔
• - 確保訪問最新版本或用戶明確指定的先前版本
• - 不可擦除的審計線索
• 消除紙質(zhì)打印輸出和手動流程
• 減少代價高昂的人為錯誤

使用 8Manage EDMS 進行工程文檔管理有哪些額外的好處？

8Manage EDMS 可以為你提供 9000 英尺的視圖，幫助了解文檔的使用情況以及文檔驅(qū)動流程的運行情況。你可以利用這種洞察力來獎勵員工、重組流程并提高投資回報率。